Dopo aver messo in pausa gli eventi fisici causa lockdown e aver imparato a creare esperienze virtuali altrettanto soddisfacenti per pubblico, sponsor ed espositori con gli eventi virtuali, da qualche tempo gli organizzatori di eventi hanno una nuova sfida: gli eventi ibridi.
Ma sappiamo tutti cosa sono e come organizzarli al meglio?
Vediamolo insieme.
Innanzitutto, cos’è un evento ibrido?
Un evento ibrido è un evento in cui la fisicità dell’evento tradizionale, in presenza, si somma alla virtualità dell’evento online per creare qualcosa di nuovo, diverso.
È un classico caso in cui 1+1=3 perché la somma delle parti dà un risultato più soddisfacente.
Seguendo questa definizione, chi ha realizzato eventi con SharEvent ha sempre creato eventi in qualche modo ibridi.
Quando abbiamo creato SharEvent, infatti, ci siamo posti l’obiettivo di utilizzare la tecnologia per superare le limitazioni e le difficoltà legate agli eventi fisici e renderli così più coinvolgenti e capaci di produrre risultati concreti per tutti i partecipanti, dal pubblico ai relatori, dagli espositori agli sponsor, organizzatori inclusi.
Qualche esempio?
– con SharEvent le aree espositive sono aperte 24 ore su 24 perché quando gli stand fisici chiudono (di solito insieme alla chiusura della venue dell’evento) si trasferiscono sugli smartphone, i tablet e i computer dei partecipanti, che possono continuare a visionare prodotti, esaminare brochure e proposte commerciali e – perché no – anche chattare con i responsabili dello stand, per chiarire dubbi o avere informazioni e fissare appuntamenti per il giorno successivo;
– votazioni e sondaggi non hanno più bisogno di televoter o altri apparecchi perché sono accessibili direttamente sui device di ogni partecipante, sempre, in ogni momento, come anche tutti i documenti, i materiali, i programmi, che quindi possono essere aggiornati sempre in tempo reale a fronte di cambiamenti dell’ultimo minuto e defaillances;
– check in e registrazioni sono sicure e veloci e non hanno nemmeno più bisogno di personale dedicato, perché le procedure possono essere gestite in autonomia da ogni partecipante.
E che dire della gestione dell’evento? Che si può fare anche da smartphone, volendo, perché tutto è accessibile in real time come anche i dati di monitoraggio.
Abbiamo costruito SharEvent
perché fosse uno strumento per andare oltre i limiti
degli eventi fisici e trasformarli in un’esperienza
ancora più coinvolgente.
Abbiamo quindi sempre fatto eventi ibridi?
Probabilmente sì.
Come funziona un evento ibrido?
Quando la pandemia ha iniziato ad allentare un po’ la sua morsa, anche nel mondo degli eventi aziendali si è iniziato a pensare alla possibilità di ritornare a realizzare eventi fisici. Le limitazioni e le restrizioni dovute alle regole sanitarie, però, hanno reso necessario fin da subito pensare a come modificare alcune abitudini e comportamenti consolidati anche all’interno del mondo degli event manager e dell’organizzazione di eventi.
Non potrà esserci un Back to normal.
Dovrà esserci un New normal.
Gli eventi ibridi saranno infatti parte di quella “nuova normalità” cui tutti dovremo abituarci anche nel momento in cui – si spera il prima possibile – potremo lasciarci alle spalle tutte le restrizioni della pandemia.
Ma in pratica, come funziona un evento ibrido?
Abbiamo già visto che un evento ibrido somma fisicità e virtualità e questi elementi, naturalmente, possono avere pesi diversi nel risultato finale dell’evento. Vediamo insieme alcune di queste gradazioni.
1. Presentatori e conduttori fisicamente presenti in studio, speaker, espositori e pubblico in collegamento online
È la soluzione a più alto impatto tecnologico e con il minor livello di esposizione in termini sanitari. Si realizza quando solo un ristretto numero di persone – generalmente poco più di una o due deputate alla conduzione dell’evento ed in particolare delle sessioni dove sono presenti speaker e relatori – sono fisicamente presenti in uno studio e, insieme alla regia, garantiscono lo svolgimento del programma dando di volta in volta la parola agli speaker, gestendo le transizioni e presentando le sessioni mentre i relatori e il pubblico sono collegati da remoto. L’esperienza, tanto per fare un esempio, è paragonabile a quella del telegiornale, in cui il conduttore dà di volta in volta la parola agli inviati o lancia i servizi e il pubblico guarda da casa.
Ovviamente in casi come questi il livello di tecnologia richiesto è piuttosto alto, ma sono sicuramente superati molti dei limiti legati normalmente agli eventi fisici, sia in tempi di pandemia che in tempi meno burrascosi. Il numero di partecipanti a questo tipo di eventi è infatti potenzialmente illimitato e molti altri sono i vantaggi che abbiamo già avuto modo di evidenziare qui.
2. Presentatori e speaker presenti in venue, pubblico online.
È il livello successivo di intensità per un evento ibrido, perché in questo caso la relazione tra presentatori e speaker è diretta e molto meno mediata dalla tecnologia. Si riduce in parte il carico tecnologico ma aumentano i costi di logistica ed ospitalità per coloro che dovranno essere fisicamente presenti “in studio”. Nel caso di relatori che non sono esattamente dei mattatori da palcoscenico questa modalità aiuta la performance perché la compresenza fisica tra relatori e tra conduttori e relatori rende più facile variare ritmi e toni della comunicazione per migliorarne il risultato complessivo per il pubblico online.
3. E se aggiungiamo anche un po’ di pubblico?
Se al livello precedente aggiungiamo anche una parte di pubblico otteniamo, naturalmente, un’esperienza ancora diversa. Di fatto si vanno a realizzare due eventi contemporanei:
– uno, fisico ma con un numero di persone controllato e limitato
– uno online, con un numero potenzialmente infinito di partecipanti.
Sembra la soluzione ideale, no? Abbiamo tutti i benefici di un evento fisico in termini di calore delle relazioni, capacità di engagement, vivacità degli scambi e non dobbiamo affrontare (o imporre al pubblico) i costi degli spostamenti, dell’ospitalità, di una venue più grande e attrezzata. Non parliamo poi delle limitazioni sanitarie attualmente in corso e dei costi economici ed emotivi correlati, che in una situazione di questo genere vengono praticamente azzerati.
Perché un evento di questo genere sia in grado di funzionare al massimo delle sue potenzialità, però, è necessario che le due esperienze contemporanee – quella fisica e quella online – non abbiano disparità e, pur nelle loro differenze, siano in grado di garantire lo stesso livello di coinvolgimento ed efficacia per tutti i partecipanti, in qualsiasi modo stiano fruendo dell’esperienza. I due eventi devono quindi essere capaci di sfruttare al massimo le potenzialità insite nelle loro caratteristiche distintive (quelle dell’evento fisico e quelle dell’evento online, rispettivamente) e di trovare una sintesi che garantisca a tutti di percepire che stanno vivendo, insieme, la stessa esperienza. La tecnologia, quando ben progettata e ben usata, può essere lo strumento in grado di fare tutto questo perché posizionandosi come spina dorsale di entrambi gli eventi può diventare la chiave per renderli veramente un’esperienza completa e soddisfacente per tutti i partecipanti.
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