Eccoci al secondo appuntamento di quella che sta diventando quasi una rubrica su questo blog: potremmo chiamarla “facciamo un po’ di chiarezza sugli eventi virtuali ora che siamo usciti dal lockdown”. La prima puntata, per chi l’ha persa, si trova qui (link) ed è un breve testo per fare un chiarezza su termini come “evento online” e “evento virtuale” che sono diventati improvvisamente fondamentali nel nostro mondo dell’organizzazione di eventi, ma che – complice forse la fretta con la quale abbiamo dovuto iniziare a usarli – sono tutt’ora circondati da non poca confusione.
La stessa confusione che stiamo notando intorno ad un altro fondamentale tema legato alla diffusione dei contenuti di un evento, soprattutto quando è virtuale o online.
Ci riferiamo alla distinzione tra:
- contenuto live;
- contenuto on demand;
- contenuto registrato.
Entriamo quindi nel pieno del tema rispondendo ad una domanda che, negli ultimi tempi, ci è stata posta almeno un migliaio di volte:
“Visto che le modalità di erogazione di un contenuto sono tante
(in diretta, on demand, registrato),
come scelgo quella giusta per il mio evento?”
Prima di tutto capendo la differenza tra le tre modalità e poi incrociandola con le specifiche dell’evento che si sta organizzando. Soprattutto dell’esperienza che si vuole fornire a tutte le diverse tipologie di partecipanti. Ma vediamo meglio quali sono le caratteristiche di ogni tipologia, i suoi punti di forza e quelli di debolezza.
1. Che cosa è un evento live o in diretta e come funziona
Un evento “live” è un evento in cui i produttori di contenuti e i loro fruitori condividono lo stesso tempo e lo stesso spazio e per questo viene definito anche evento SINCRONO (dal greco “stesso tempo”). Sullo spazio il discorso è più complesso, perché se è vero che nel momento in cui andiamo a sentire una conferenza “in presenza” condivideremo con l’oratore non solo lo stesso tempo ma anche lo stesso spazio, nel caso di un evento online o virtuale la cosa è meno evidente. In questi casi quello che si condivide, più che uno spazio è una piattaforma tecnologica, uno strumento, un canale. Tutti elementi che solo con un po’ di elasticità possiamo definire “spazio”, mentre per il resto magari siamo a migliaia di chilometri di distanza.
Ovviamente quando parliamo di un evento “in diretta” – come ci sarà familiare se pensiamo a tutti gli eventi in presenza che abbiamo realizzato finora – abbiamo ben presente una serie di pro e di contro.
Sicuramente un evento in diretta:
- è più complicato da realizzare, basti pensare all’imponente lavoro di regia che deve essere messo in campo perché tutto funzioni come deve;
- ha una tolleranza all’errore ridotta, tanto che l’affidabilità dello staff e dei fornitori – soprattutto di tecnologia – diventa fondamentale;
- è decisamente più adrenalinico. Non ci sono prove, non ci sono secondi ciak: una volta che il sipario si alza, si va in scena.
Quando e come sceglierlo, quindi?
Sicuramente quando il valore complessivo dell’esperienza
uguaglia o eccede i costi – necessariamente più alti –
per tenere sotto controllo tutto e risolvere in tempo reale
eventuali problemi o difficoltà.
Cosa vogliamo dire? Facciamo un esempio.
Stiamo organizzando un evento virtuale che sarà fruito online in diretta da un pubblico proveniente dai 4 angoli del globo. Però gli speaker, i relatori, i formatori, possiamo farli essere fisicamente presenti in uno stesso luogo dal quale potremo diffondere – live – i contenuti. Beh, in questo caso siamo praticamente nella condizione di un qualsiasi programma televisivo (ci piace ricordare “Canzonissima”, un po’ perché amiamo il vintage e un po’ per dimostrare che in questo caso la tecnologia è già ampiamente consolidata). Certo, dovremo avere una struttura organizzativa e tecnologica assolutamente affidabile, collaudata e a prova di “intoppo”. Sarà necessaria una regia capace e non improvvisata. Ma per il resto, la situazione è tutto sommato favorevole.
Se invece siamo nella situazione opposta e abbiamo relatori sparsi ai 4 angoli del globo, magari collegati da casa loro? No, ecco, in questo caso forse l’ipotesi di un live saremmo i primi a dirvi di considerarla attentamente. Non perché non sia possibile. Ma perché forse i costi per mettere su l’infrastruttura necessaria a tenere tutto in piedi senza che vi venga un infarto ogni 5 minuti sono un po’ alti.
2. Contenuti on demand: cosa sono e quando sceglierli
Al polo opposto degli eventi in diretta stanno gli eventi on demand.
La loro definizione più sbrigativa – ma non meno efficace – è “YouTube”.
Tutti voi avrete esperienza di video che potete guardare in qualsiasi momento, dovunque siete, con qualsiasi strumento. Potete avviarlo, fermarlo, tornare indietro per rivedere o risentire un passaggio, o andare avanti se vi sta annoiando e volete vedere cosa succede dopo.
Il contenuto è in questo caso totalmente ASINCRONO, ovvero tra voi che lo state guardando e chi lo ha prodotto o lo sta diffondendo non c’è nessuna condivisione di tempo o di spazio.
Quali sono i pro?
Ne nominiamo solo tre:
- infiniti ciak e prove e riedizioni del contenuto nel momento della produzione, nessun panico della diretta, si può puntare alla perfezione;
- superamento dei limiti del qui ed ora anche per il pubblico, che non ha la necessità di essere online esattamente quel giorno a quell’ora;
- tecnologia solida, affidabile, collaudata e sufficientemente semplice e poco costosa.
I contro? Ne citiamo giusto due:
- rischio noia, soprattutto quando i video sono lunghi e tecnici e dall’altra parte non si ha un oratore più che brillante. L’assenza dell’adrenalina data dal “live” fa sì che tutto diventi fin troppo patinato e perfetto, in una parola noioso;
- non c’è possibilità di interazione diretta tra pubblico e oratore/i e questo impedisce all’uno di avere un feedback sul pubblico che consenta di tarare al meglio la performance per massimizzarne l’efficacia e agli altri di chiedere chiarimenti se non si è capito qualcosa. Il dialogo può essere recuperato in un secondo momento, certo, ma richiede comunque più tempo e uno sforzo ulteriore da entrambe le parti;
Quando scegliere quindi di distribuire i contenuti del proprio evento on demand?
Gli eventi on demand possono funzionare molto bene
quando la solidità prevale sull’effetto WOW,
quando l’interazione col pubblico non è centrale nell’esperienza
e/o i costi devono essere più contenuti.
A metà strada tra le due modalità sopra descritte sta quella dei contenuti registrati.
Simili per certi versi all’on demand perché sono prodotti per essere asincroni, i contenuti registrati recuperano la dimensione della contemporaneità col pubblico grazie allo strumento della regia.
Chiariamo con un esempio.
Abbiamo una serie di webinar che un gruppo di relatori ha registrato in anticipo, ognuno con la sua relazione. Ogni webinar fa parte di una sessione di formazione prevista dall’evento. Tutte le sessioni si svolgono in contemporanea, diciamo giovedì alle 15.
Questo significa che i nostri partecipanti – mettiamo che si chiamino Paolo, Giulia e Marta – potranno scegliere quale webinar seguire entrando nella sala in cui il webinar si svolge. Ovviamente, nel caso di eventi online o ibridi questa entrata sarà altrettanto virtuale. Contemporaneamente, scegliendone uno, perderanno gli altri, e altrettanto, se si sposteranno da una sala all’altra, arriveranno a sentire e vedere solo la parte di contenuto che sta “andando in onda in quel momento”. Tutto questo avverrà grazie ad una regia tecnica che, proprio come nel caso di una programmazione televisiva su più emittenti, gestirà in parallelo la messa “on line” dei contenuti nel tempo reale che i fruitori stanno vivendo.
Inutile dire che in una situazione di questo genere anche i pro e i contro si collocano più o meno a metà tra le due situazioni descritte sopra.
Potremo controllare ogni aspetto della realizzazione dei contenuti, ma recupereremo almeno in parte l’emozione della diretta per il pubblico nel momento in cui saprà che un contenuto non fruito è un contenuto perso. Avremo un’interazione limitata tra speaker e pubblico, ma potremo avere un controllo maggiore sui tempi e sui modi in cui i partecipanti fruiscono dei contenuti del nostro evento, fattore non del tutto secondario soprattutto in termini di proposta commerciale per sponsor ed espositori. Ovviamente per contro avremo di nuovo bisogno di un surplus di tecnologia affidabile e di professionisti in grado di tenere sotto controllo un numero maggiore di variabili.
Insomma, decidere per un evento se i contenuti saranno diffusi live, on demand o in forma registrata, come avrete capito, è tutt’altro che semplice. L’unica bussola può essere, ancora una volta, l’esperienza che volete far vivere a tutti i partecipanti. Questo ovviamente a patto che dietro ogni scelta che farete, ci sia il partner adatto a far sì che tutto possa funzionare al meglio.
Inutile sottolinearlo, no?
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