I congressi scientifici sono appuntamenti cruciali per quasi tutte le comunità professionali: offrono occasioni di aggiornamento e formazione, costruiscono e rafforzano le reti di relazioni strategiche per l’avanzamento di ogni comunità e permettono di gettare le basi per sviluppi e progressi.
Proprio perché sono appuntamenti periodici e continuativi, però, rischiano spesso di diventare luoghi di rituali e liturgie che riducono – anziché aumentare, come è invece richiesto dal pubblico – engagement e partecipazione.
Come evitarlo?
Lavorando perché il congresso si distingua non solo per i contenuti ma anche per la qualità dell’esperienza complessiva, che combina apprendimento, interazione e coinvolgimento.
E come ottenere questo risultato?
Con un approccio che, partendo dai tre elementi base di ogni evento come location, programma e momenti sociali, li rivoluzioni e li porti un po’ fuori dai soliti schemi.
Location unica e ambientazione coinvolgente
L’abito fa il monaco e chiunque dica il contrario mente. E l’abito di un congresso, inutile dirlo, è la location nella quale sarà ospitato. Per questo selezionare una venue rispetto ad un’altra non è solo una questione pratica, ma altamente strategica: non solo per quello che l’ambiente è, ma anche per quello che può diventare una volta “vestito” con i panni dell’evento.
La tecnologia può essere una risorsa ottimale per lavorare su questo aspetto, anche grazie alla sua capacità di superare i limiti dello spazio e del tempo.
L’uso integrato di reale e virtuale (in cui la parola reale è sempre più una convenzione, visto che le esperienze virtuali non sono ormai meno reali delle altre) può ampliare non solo gli spazi, ma anche le potenzialità che ad essi sono legate, arrivando a creare interi universi di senso unici e irripetibili.
Formati innovativi per il programma scientifico
Possiamo ormai dare per scontato che, salvo casi particolari, il programma di un convegno non sia più solo cartaceo ma abbia una sua versione elettronica che non è solo più ecologica ma anche più funzionale perché aggiornabile in real time e quindi pronta a recepire qualsiasi modifica ed integrazione, vero?
Se è così, perché fermarsi alle basi e non pensare di fare di questo strumento una leva del successo del proprio evento?
Lo si può fare – con relativa facilità – creando un sistema di personalizzazione con il quale ogni partecipante può crearsi la propria agenda delle attività e ottenere così il massimo da quanto offerto dall’evento. Poi si può arricchire tutto questo corredandolo di un sistema di notifiche in tempo reale che fungano da reminder per le attività più importanti, aggiornino su attività e notizie o allarghino l’esperienza con proposte personalizzate e personalizzabili in base a gusti ed esigenze.
Networking e momenti sociali per rafforzare le connessioni
Lo sappiamo: molte persone vanno agli eventi principalmente per fare networking e allargare o rafforzare la propria rete sociale, sia personale che professionale. Per questo una parte importante di convegni e congressi è dedicata, da sempre, ad attività conviviali come cene, attività ricreative, tour culturali e momenti dedicati al relax e al benessere.
Ma si può fare di più e meglio? Sì, non solo potenziando l’attenzione a queste attività, alla loro organizzazione e gestione, ma anche prevedendo strumenti ulteriori per arricchire ulteriormente il sistema di offerta.
Pensiamo quindi a sistemi di matching tematico e per l’organizzazione di incontri mirati o all’utilizzo della gamification, che incentiva, a costi contenuti, la partecipazione e promuove connessioni tra persone attraverso l’interazione.
I congressi, soprattutto quelli scientifici, sono tra gli eventi con la storia più antica e consolidata. Più di altri, quindi, possono permettersi di capitalizzare sulla loro solidità, sulla loro storia lunga e sulla loro autorevolezza per sperimentare ed esplorare nuove strade. Questo consente loro di mantenere alta l’offerta quando si alza l’asticella delle aspettative e di farlo senza perdere di vista gli obiettivi primari di ogni evento ma, anzi, arricchendoli per proiettarli verso il futuro. Una sfida complessa? Sicuramente, di fronte alla quale strumenti giusti e affidabili possono essere risorse importanti a disposizione di una pianificazione che, oltre che attenta e minuziosa, diventa anche fantasiosa e capace di sperimentare il nuovo.