Quando la tecnologia è potente può fare molto, anche per migliorare la qualità di un evento.
Lo sa bene chi da tempo ha deciso di utilizzarla in tutte le fasi di organizzazione e gestione di un evento: dalla progettazione alla realizzazione delle attività fino alla gestione della quotidianità di sale e spazi e alla misurazione dei dati e delle performance. Uno degli aspetti in cui questo è più evidente è legato al controllo accessi e ai sistemi “person-less” di check-in.
Le prime cose che vengono in mente quando si pensa al controllo accessi, infatti, sono indubbiamente necessarie e utili: sono la precisione dello strumento di misurazione, fondamentale quando al riempimento di uno spazio o di una sala è legato un risultato commerciale o quando alla permanenza in una sala è connessa una certificazione, come quando si fa formazione accreditata.
Nel caso del check-in, la possibilità di far gestire le attività direttamente ai partecipanti senza dover ricorrere a personale dedicato si è tradotto in velocità, praticità delle operazioni e, cosa da non sottovalutare, anche in una riduzione dei costi.
Spesso però la reale potenza della tecnologia non è tanto legata a quello che le macchine possono fare quanto piuttosto a quello che gli umani possono chiedere loro di fare perché le loro menti lo possono immaginare, prima di tradurlo in azioni concrete. E quindi potremmo pensare di trasformare il momento dell’ingresso dei partecipanti all’evento in un momento di accoglienza degli ospiti con orientamento rispetto allo spazio e alle attività più interessanti per loro?
Potremmo, in poche parole, trasformare il sistema di check-in in un vero e proprio maggiordomo digitale?
Sì, perché quando il sistema di check-in parla con tutto il resto della struttura informatica dell’evento si può pensare di trasformare il momento in cui fisicamente un partecipante si accredita presso la struttura o la sala nell’ultimo anello di una catena che parte da prima ancora che la persona decida di partecipare all’evento e si iscriva.
Come?
Ad esempio utilizzando le comunicazioni, le notifiche, i sondaggi come strumenti per registrare preferenze e interessi dei partecipanti. O creando aree personali all’interno dell’App o del sito dell’evento dove le persone possono pianificare le attività più interessanti, organizzare appuntamenti e spostamenti, archiviare materiali, prenotare stand e spazi espositivi.
Tutte queste attività producono informazioni che un sistema può non solo immagazzinare ma gestire e, cosa ancora più importante, collegare tra loro. In questo modo l’ultimo step (che poi è l’ultimo di un ciclo e il primo di tanti altri), il check-in, può trasformarsi facilmente da un semplice momento amministrativo ad una vera e propria “cerimonia di accoglienza” officiata da un virtual-concierge che non solo apre le porte ma indirizza, suggerisce, ricorda e stimola attività e azioni, proprio come farebbe un premuroso maggiordomo al servizio di ogni partecipante.
Un valore aggiunto non da poco nel momento in cui gli eventi diventano necessariamente sempre più ricchi per superare le barriere della concorrenza e del rumore e quindi spesso più complessi e “faticosi” per i partecipanti, tanto da rischiare di farli desistere dall’idea di trarre il massimo dalla loro partecipazione quando non addirittura dal partecipare del tutto.
Il fatto di sentirsi accolti e attesi in un luogo che non si conosce, invece, aiuta a superare anche eventuali difficoltà, oltre che a stimolare una partecipazione più attiva, costruttiva, positiva. Aiuta ad essere più positivi, aperti, disponibili a sperimentare, mentre si ha la sensazione di avere sempre le “spalle coperte”. Aiuta a trarre il massimo da ogni esperienza aumentando due dei fattori più importanti: la soddisfazione e l’engagement che, oltre che avere ripercussioni positive sulle attività e sulle altre persone produce informazioni e dati che tornano ad alimentare questo circolo virtuoso di cui il marketing data-driven è un altro ingranaggio fondamentale.
Il tutto con un sistema di check-in evoluto.
Pardon, con un maggiordomo virtuale sveglio e premuroso.