Per chi si occupa di organizzare eventi aziendali è diventato imprescindibile adottare un approccio strategico capace di integrare i moltissimi aspetti e variabili di cui ormai è fatto il lavoro quotidiano, sia nella prima fase di pianificazione e organizzazione degli eventi, poi in quella di gestione. Contemporaneamente, l’aumento dei fattori di cui tenere conto, delle risorse da amministrare e la necessità di tenere sotto controllo i vincoli di tempo e costo rendono sempre più importante che, a supporto di questa mole enorme di lavoro, ci siano strumenti capaci di fornire un supporto concreto e pratico, soprattutto nelle aree più critiche. Come tenere insieme tutto? Di solito o ci si dota di un set di strumenti o, nella migliore delle ipotesi, si fa ricorso ad uno strumento solo, il gestionale per eventi, più articolato e completo, sufficiente a gestire tutto e capace di supportare, tra le altre, tre aree particolarmente sensibili dell’organizzazione e gestione di un evento.
1. Coordinamento complesso e integrazione tra persone e team
- Cosa aspettarsi
Un software gestionale per eventi deve consentire la centralizzazione delle attività in un’unica piattaforma, permettendo alle persone e ai team di lavorare in modo collaborativo e coordinato. Questo significa che tutte le informazioni, i compiti e gli aggiornamenti devono essere accessibili in tempo reale, consentendo un flusso di comunicazione continuo. - Strumenti/soluzioni adatte
- Dashboard centralizzata: un’interfaccia che fornisce una visione d’insieme su tutte le attività dell’evento, permettendo ai manager di monitorare il progresso e identificare eventuali problemi immediatamente.
- Integrazione con CRM e strumenti di project management: la possibilità di sincronizzare il software gestionale con sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e software di project management consente di migliorare il coordinamento e l’efficacia dell’azione.
- Gestione delle attività in tempo reale: strumenti per l’assegnazione e il monitoraggio dei task in tempo reale, e possibilità di lavorare in contemporanea su dati sempre aggiornati in tempo reale.
- Risultati attesi
- Riduzione degli errori e dei ritardi: l’automazione e la sincronizzazione delle attività tra persone e team consentono di evitare errori di comunicazione e semplificano la gestione complessiva.
- Migliore collaborazione interdipartimentale: grazie a un flusso di comunicazione continuo e a una piattaforma centralizzata, persone e team lavorano in sinergia, riducendo i tempi morti e migliorando l’efficacia complessiva.
2. controllo e Ottimizzazione delle risorse
- Cosa aspettarsi
Un buon software dovrebbe monitorare le risorse in modo efficiente. Questo include la gestione dei fornitori, degli spazi e delle risorse logistiche, il tutto ottimizzato per evitare sprechi e costi imprevisti. - Strumenti/soluzioni adatte
- Monitoraggio in tempo reale: i dati in real time sono fondamentali per tenere sotto controllo attualità e previsioni.
- Gestione logistica integrata: un set di strumenti per pianificare e gestire gli spazi espositivi, le attrezzature e i fornitori, garantisce che tutte le risorse siano impiegate in modo efficiente.
- Reportistica avanzata con strumenti che analizzano i dati raccolti per fornire report dettagliati sulle spese, sui tempi di esecuzione e sull’efficienza delle operazioni.
- Risultati attesi
- Riduzione dei costi operativi: l’ottimizzazione delle risorse e la gestione oculata del budget permettono di evitare sprechi e di ottenere il massimo ritorno sugli investimenti.
- Migliore previsione dei costi futuri con la possibilità di monitorare e analizzare i dati in tempo reale, i manager possono anticipare i costi e pianificare con maggiore precisione eventi futuri.
3. Miglioramento dell’engagement e della soddisfazione degli stakeholder
- Cosa aspettarsi
Un buon software gestionale dovrebbe fornire strumenti che permettano di personalizzare e rendere interattiva l’esperienza di partecipanti, sponsor ed espositori. Questo include la raccolta di feedback in tempo reale, la personalizzazione delle comunicazioni e la possibilità di misurare e analizzare la soddisfazione. - Strumenti/soluzioni adatte
- Sondaggi in tempo reale e feedback interattivi che consentono di raccogliere opinioni dei partecipanti e degli espositori durante e dopo l’evento, analizzando il livello di coinvolgimento.
- Comunicazioni personalizzate e notifiche push con possibilità di inviare aggiornamenti personalizzati e promemoria direttamente ai dispositivi mobili dei partecipanti, migliorando l’interazione e aumentando il valore percepito dell’evento.
- Strumenti di gamification con elementi di gioco o competizione (come quiz o sfide) per aumentare il coinvolgimento del pubblico durante l’evento.
- Risultati attesi
- Maggiore soddisfazione degli stakeholder: grazie a un’interazione più fluida e personalizzata, partecipanti, sponsor ed espositori percepiranno un valore aggiunto e saranno più soddisfatti dell’esperienza complessiva.
- Aumento del coinvolgimento e della fidelizzazione: strumenti interattivi e coinvolgenti aiutano a mantenere alta l’attenzione e possono favorire la fidelizzazione dei partecipanti per eventi futuri.
Può un solo software fare tutto questo? Sì e se non lo hai ancora trovato vuol dire che devi provare SharEvent con una demo personalizzata e gratuita per iniziare a costruire il tuo prossimo evento.