Si fa un gran parlare di engagement e socialità come elementi fondamentali di ogni evento, ma perché lo sono? Fermarsi un attimo a farsi questa domanda, soprattutto se si organizzano eventi di professione, può essere utile per fare meglio il proprio lavoro risparmiando tempo, risorse ed energie. Inoltre, può essere un ottimo modo per trovare le soluzioni migliori per raggiungere l’obiettivo e rendere complessivamente tutto il processo più efficiente.
Ecco quindi qualche risposta, anzi tre.
1. Creare un clima positivo e più ricettivo alle proposte, anche commerciali
Le occasioni di socializzazione e partecipazione possono essere molto utili per creare un buon clima complessivo dell’evento. Se i partecipanti sono stimolati a socializzare, infatti, di solito si sentono più a loro agio e interagiscono di più tra loro e con tutti gli altri protagonisti dell’evento, dai relatori agli sponsor agli espositori. Un buon clima, positivo e disteso, predispone poi anche ad essere più aperti e ricettivi verso le proposte di attività e contenuti, siano quelli legati all’evento che alle iniziative – anche commerciali – di sponsor e investitori.
2. Stimolare il networking, il valore principale per cui le persone partecipano ad un evento
Lo sappiamo bene: uno dei valori maggiori che un evento può dare a chi vi partecipa è la possibilità di consolidare ed ampliare la propria rete di relazioni, siano esse professionali o personali. Le persone vanno agli eventi prima e soprattutto per entrare in relazione tra loro, per aumentare il loro capitale e sociale e, nel caso di contesti aziendali, organizzativi e associativi, migliorare la propria posizione attraverso la creazione ed il rafforzamento dei rapporti con quelle che considerano le persone di valore del proprio settore. Creare le condizioni perché queste attività siano non solo possibili, ma facilitate, è quindi uno degli aspetti a maggior valore aggiunto che un evento può produrre, e sicuramente tra i più apprezzati.
3. Migliorare la soddisfazione e la reputazione di un evento
Anche qui niente di particolarmente nuovo: il coinvolgimento e la partecipazione hanno un rapporto diretto con il giudizio che le persone danno di un evento e, quindi, con la sua reputazione. L’aritmetica è facile: più le persone partecipano ad un evento e si sentono coinvolte dalle sue proposte, più investiranno – anche a livello personale – nelle attività. Di conseguenza, non solo contribuiranno a migliorarne quantità e qualità, ma ne avranno complessivamente un giudizio più positivo – perché vi hanno partecipato direttamente – e si sentiranno più motivate a trasmetterlo anche ad altri.
Individuati gli obiettivi per cui potremmo voler puntare sull’engagement e la socialità per il nostro prossimo evento, come possiamo raggiungerli, in pratica? Tra i tanti strumenti che possiamo scegliere e che, naturalmente, dipendono anche in relazione al tipo, la dimensione e persino la durata dell’evento ne abbiamo selezionati tre, secondo noi i più versatili e, quindi, universali.
1. Gamification
A tutti piace giocare, o almeno a quasi tutti, e di solito è più una questione di “quali giochi” più che “giochi sì/giochi no”. La gamification può infatti attivare aspetti sia pratici che psicologici e questo rende il suo utilizzo non solo un fattore di moda e tendenza, ma anche strategico. La sua flessibilità la rende inoltre particolarmente funzionale per coinvolgere il pubblico e migliorare l’esperienza complessiva dell’evento in maniera anche molto mirata, strategica e misurabile.
2. Sondaggi e quiz
Altri strumenti utili per creare engagement e socialità sono, naturalmente, i sondaggi e i quiz molto utili non solo per conoscere meglio i partecipanti ad un evento, farli sentire più coinvolti e partecipi, ma anche per dare risposte più mirate alle loro esigenze. Oggi, tra l’altro, grazie alla tecnologia sia i sondaggi che i quiz diventano strumenti agili e veloci, si possono creare in pochi minuti e si possono inviare in real time agli smartphone di tutti i partecipanti, mentre i risultati possono essere utilizzati come strumenti di ulteriore coinvolgimento e partecipazione attraverso, ad esempio, la proiezione in spazi collettivi e condivisi.
3. Creare spazi fisici e virtuali per l’informalità
Collegato almeno in parte al punto precedente è il tema degli spazi e dei luoghi – fisici o virtuali poco importa, oggi come oggi – che possiamo usare per aiutare (o impedire, dipende dall’obiettivo) la creazione di relazioni e la partecipazione. Avere chiaro fin dalla progettazione dell’evento quali e quanti saranno gli spazi che le persone potranno usare per socializzare e come potranno aiutare e stimolare la partecipazione è quindi fondamentale per fare di queste attività di scambio e networking delle vere e proprie risorse strategiche per il proprio evento. Ad esempio integrando tra loro reale e virtuale, in presenza e online, in forme che diano nuovo significato alla parola “ibrido”, più centrata sulla funzionalità e, davvero, sull’efficacia.
Ce ne sono altre, di ragioni e di strumenti?
Sicuramente, anche perché fortunatamente nel mondo degli eventi ormai il limite è spesso più quello dell’immaginazione che delle risorse, anche se queste sono tutt’altro che infinite. La tecnologia può infatti essere un ottimo alleato per fare di più con meno e supperire ad alcuni limiti fornendo soluzioni che, spesso, aumentano il valore del risultato finale.
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