Spesso, quando si è alla ricerca del partner ideale per l’organizzazione degli eventi la scelta, ad un certo punto, si pone tra uno degli strumenti più classici e conosciuti – il software per la gestione degli eventi – e le più nuove ed agili App per l’organizzazione eventi.
Come decidere quindi? Sicuramente il primo passo è partire da un’analisi delle esigenze che si hanno nel breve periodo – visto che quando si va a scegliere uno strumento è perché lo si deve usare, spesso per organizzare a breve un primo evento – ma anche in un tempo medio-lungo, dato che uno strumento buono può diventare un ottimo alleato anche per tutti gli eventi che seguiranno.
Per aiutare a fare questa analisi, visto che noi abbiamo creato sia il software che l’app per organizzare gli eventi e siamo quindi piuttosto imparziali sul tema, abbiamo pensato di creare un percorso-guida che parte dalle domande raccolte dai nostri clienti nel corso degli anni e possa così essere utile per arrivare alle risposte più utili.
1. Quali sono i principali vantaggi e svantaggi di un software per la gestione eventi?
Vantaggi:
- Capacità di elaborazione dati: generalmente i software desktop offrono maggiore potenza di elaborazione e capacità di gestione di dati complessi.
- Funzionalità complete: più completi e robusti, i gestionali per eventi hanno di solito funzionalità avanzate che si rivelano particolarmente utili per la pianificazione e la gestione di fasi delicate di un evento come la progettazione dei contenuti e degli spazi, la gestione degli inviti e la costruzione degli strumenti di promozione e marketing, la progettazione e gestione delle aree espositive, l’analisi dei dati.
- Integrazione con altri strumenti: di solito hanno una maggiore facilità di integrazione con altri software aziendali, come CRM, software di contabilità e strumenti di marketing.
- Sicurezza dei dati: garantiscono un maggiore controllo sulla sicurezza dei dati e sulla gestione degli accessi, con backup regolari.
Svantaggi
- Accessibilità limitata: il fatto che siano desktop già di per sé ne decreta un’accessibilità limitata allo spazio d’ufficio e una conseguente minore flessibilità durante gli eventi.
- Curva di apprendimento: generalmente sono più complessi da utilizzare rispetto ad un’App e richiedono quindi un periodo non tanto di formazione quanto di aggiustamento alle modalità operative richieste.
2. Quali sono i principali vantaggi e svantaggi di un'App per organizzare gli eventi?
Vantaggi:
- Mobilità: permettono di gestire l’evento in tempo reale da qualsiasi luogo, aumentando la flessibilità.
- Engagement dei partecipanti: offrono funzionalità capaci di creare in pochi clic occasioni di ingaggio e coinvolgimento come sondaggi, quiz, sfide o di inviare notifiche push per mantenere alto il coinvolgimento dei partecipanti.
- Facilità d’uso: sono solitamente più intuitive e facili da usare, con interfacce a cui siamo, ormai tutti, bene o male abituati
- Gestione in tempo reale: consentono di smaterializzare alcuni luoghi come le postazioni di check-in e di rendere pià facili e veloci alcune procedure, come tutte quelle legate al controllo accessi, ma anche l’aggiornamento dei materiali e dei programmi e l’invio di comunicazioni in real time.
Svantaggi:
- Funzionalità limitate: sono spesso meno complete rispetto ai software desktop, con funzionalità più basilari.
- Dipendenza dalla connettività: in molti casi la loro efficacia può essere limitata dalla disponibilità e qualità della connessione internet.
3. E quindi?
Quindi l’ottimo, come spesso succede, sta nel mezzo e l’ideale sarebbe poter avere a disposizione entrambi gli strumenti, in modo da poterli usare in maniera ottimale nelle diverse fasi di ogni evento. Questo consente infatti di massimizzare i vantaggi di ognuno di loro tenendo a bada gli svantaggi, se non addirittura rendendoli insignificanti. L’importante, in questi casi, è ovviamente che il software desktop e l’App mobile possano integrarsi tra loro senza problemi per garantire un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni e che i costi di questa architettura più ampia siano sostenibili, sia in rapporto all’organizzazione che all’evento (o gli eventi) a cui andranno ad applicarsi. Va infatti considerato che alcuni software desktop possono essere costosi, ma offrono un valore a lungo termine, per contro, le App possono avere costi aggiuntivi per funzionalità premium o integrazioni. Ultimi elementi da non trascurare sono poi il supporto tecnico offerto da ciascuna soluzione, che può fare la differenza in caso di problemi durante l’evento, e la scalabilità, non solo in termini di quanti eventi il sistema dovrà andare a gestire, ma anche la loro dimensione e complessità.