Nome Evento: Forum PA 2025
Organizzatore: FPA – Digital360
Location: Rimini
Durata: 3 giorni
Partecipanti registrati: 15.000+
Sessioni: 250+
Speaker: 1.000+
Prenotazioni: 10.000 +
Soluzioni: Registrazione, Ticketing, Check-in, Agenda, App Evento, Badge
Un evento centrale per l’innovazione della PA italiana
Forum PA rappresenta uno dei principali appuntamenti nazionali dedicati alla trasformazione digitale e alla modernizzazione della Pubblica Amministrazione. Un evento articolato e ad alta complessità organizzativa, capace di coinvolgere migliaia di partecipanti, centinaia di sessioni e oltre mille speaker in tre giornate intensive.
IL CONTESTO
Per l’edizione 2025, FPA – Digital360 aveva la necessità di gestire in modo fluido e centralizzato:
- registrazioni e ticketing;
- accessi e stampa badge;
- prenotazione delle sessioni;
- gestione capienze;
- navigazione del programma;
- esperienza partecipanti via app;
- monitoraggio e reportistica in tempo reale.
L’obiettivo era garantire un’esperienza semplice e veloce sia per gli organizzatori sia per i partecipanti, anche in presenza di grandi volumi di traffico e accessi simultanei.
LA SFIDA
Gestire grandi numeriche senza rallentamenti operativi
La complessità del progetto riguardava principalmente:
- l’elevato numero di iscritti;
- la gestione contemporanea di oltre 280 sessioni;
- il coordinamento di più di 1.000 speaker;
- il controllo delle capienze in tempo reale;
- la necessità di evitare code in fase di check-in;
- la sincronizzazione tra sito, agenda, registrazioni e app evento.
In un contesto con migliaia di accessi distribuiti nell’arco di poche ore, era fondamentale garantire stabilità, automazione e rapidità operativa.
LA SOLUZIONE
Un ecosistema digitale integrato per l’intero evento
SharEvent ha realizzato una piattaforma completa e integrata capace di centralizzare tutti i processi organizzativi dell’evento.
CMS e sito evento
È stato sviluppato il sito ufficiale dell’evento tramite CMS Sharevent, con gestione dinamica del programma, delle sessioni e dei percorsi di navigazione per i partecipanti.
Registrazione e ticketing
L’intero flusso di iscrizione è stato automatizzato per semplificare la gestione delle registrazioni e ridurre il carico operativo del team organizzativo.
Agenda personalizzata e prenotazioni sessioni
I partecipanti hanno potuto costruire la propria agenda personale prenotando le sessioni di interesse direttamente online e tramite app. Il sistema ha consentito:
- controllo disponibilità in tempo reale;
- gestione automatica delle capienze;
- aggiornamento dinamico delle sessioni;
- monitoraggio delle prenotazioni.
Check-in e stampa badge
Per velocizzare gli accessi in presenza, Sharevent ha implementato:
- QR code per accesso rapido;
- stampa badge automatizzata;
- check-in digitale; controllo accessi centralizzato.
Questo ha permesso di eliminare code e rallentamenti anche durante i momenti di maggiore affluenza.
App evento
L’app dedicata ha fornito ai partecipanti uno strumento semplice per:
- consultare il programma;
- ricevere aggiornamenti;
- accedere alla propria agenda;
- navigare le sessioni;
- gestire la partecipazione all’evento.
I RISULTATI
- oltre 15.000 registrazioni;
- più di 10.000 prenotazioni sessioni;
- oltre 3.500 check-in;
- più di 1.000 speaker;
- 280 sessioni distribuite su 3 giornate.
Performance e gestione ottimizzata su larga scala
Grazie all’ecosistema Sharevent, Forum PA 2025 ha potuto gestire con successo:
BENEFICI PRINCIPALI
Riduzione delle code agli ingressi
Il sistema di check-in digitale e stampa badge ha velocizzato l’accesso dei partecipanti.
Automazione dei processi
Le registrazioni e la gestione delle sessioni sono state automatizzate riducendo il carico operativo manuale.
Esperienza utente migliorata
Agenda personalizzata, app evento e prenotazioni online hanno reso la partecipazione più semplice e organizzata.
Controllo centralizzato
Gli organizzatori hanno potuto monitorare in tempo reale dati, accessi, capienze e andamento dell’evento.
CONCLUSIONI
Tecnologia e organizzazione per eventi ad alta complessità
Il progetto Forum PA 2025 conferma la capacità di Sharevent di supportare eventi complessi e ad alta partecipazione attraverso strumenti digitali integrati, scalabili e affidabili. La combinazione tra automazione, gestione centralizzata e strumenti dedicati all’esperienza partecipanti ha permesso di ottimizzare i processi organizzativi e garantire fluidità operativa anche su grandi numeriche.