FORUM PA 2026 si è svolto dal 9 all’11 giugno 2026 al Roma Convention Center La Nuvola riunendo, per la trentasettesima edizione dell’evento, amministrazioni pubbliche, aziende, università e centri di ricerca intorno al tema guida “Per una PA che genera futuro”.

Come già per l’edizione 2025, FPA – Digital360 ha scelto SharEvent come piattaforma digitale per la gestione di registrazioni, prenotazioni, accessi e formazione. Rispetto all’anno precedente, però, il progetto ha cambiato baricentro: la rilevazione delle presenze non è più stata solo un controllo all’ingresso, ma il dato di partenza di una catena di attività che, in maniera automatica, hanno collegato il check-in ai questionari di partecipazione, fino all’attestato di partecipazione, trasformando una “semplice” rilevazione delle presenze in uno strumento di gestione delle persone e di aumento della loro partecipazione e soddisfazione.

IL CONTESTO

FORUM PA è il principale appuntamento nazionale dedicato alla trasformazione della Pubblica Amministrazione: tre giornate, centinaia di appuntamenti in parallelo, migliaia di partecipanti che si muovono liberamente tra sale, piani e aree tematiche.

L’edizione 2026 ha coinvolto:

• oltre 15.000 registrazioni;
• oltre 10.000 accrediti;
• oltre 280 appuntamenti in programma;
• oltre 1300 relatori;
• decine di appuntamenti formativi raccolti nel programma Academy.

In un contesto di questa scala, sapere chi era presente, dove e per quanto tempo non è un dettaglio statistico: è il presupposto per riconoscere formalmente la presenza.

LA SFIDA

Trasformare la presenza fisica in un dato affidabile e immediatamente utilizzabile

La sfida principale dell’edizione 2026 di Forum PA non ha riguardato i volumi di iscrizione, già gestiti con successo nell’edizione precedente, ma la profondità del dato di presenza.

FPA aveva infatti bisogno di:

• rilevare gli accessi non solo agli ingressi generali, ma all’entrata delle singole sale e ai piani della struttura;
• distinguere il passaggio occasionale dalla partecipazione effettiva a un appuntamento;
• abilitare automaticamente un questionario solo ai partecipanti realmente presenti a quella specifica sessione;
• rilasciare a ciascuno un attestato personalizzato, senza alcuna lavorazione manuale;
• fare tutto questo su un numero elevato di appuntamenti in parallelo, in tempo reale, senza rallentare l’ingresso in sala.

L’implementazione di questo processo non ha costituito tanto una sfida tecnica per SharEvent, già progettato per registrare la profondità di tutti questi dati, quanto la necessità di garantire che nella catena di sviluppo del dato non ci fossero interruzioni: in un processo configurato come sopra, infatti, ogni output dipende dalla correttezza del dato precedente. Per fare solo un esempio: la mancata registrazione di una presenza in sala significa un questionario non abilitato, quindi un attestato non emesso, quindi una richiesta di assistenza a evento concluso.

COME SHAREVENT HA AFFRONTATO LA SFIDA

1. Un’unica identità digitale, dalla registrazione all’attestato

SharEvent ha gestito l’intero ciclo dell’evento a partire da un elemento centrale: il QR code personale generato in fase di registrazione, disponibile sia in formato digitale sia sul badge stampato e che ha accompagnato il partecipante per tutta la durata della sua partecipazione al Forum PA. Intorno a questo – non più usato solo come sistema di riconoscimento di una presenza/assenza ma come una vera e propria chiave personalizzata di accesso all’evento, la manifestazione dell’identità digitale del singolo o della singola partecipante – è stata legata gran parte dell’esperienza di navigazione, fatta non solo di accessi e prenotazioni, ma anche di agende personalizzate per vivere meglio il ricco programma dell’evento e l’App dell’evento, hub centralizzato e portatile di tutta la loro esperienza.

Registrazione, ticketing e prenotazioni

In fase di iscrizione online ogni partecipante ha potuto costruire la propria agenda, prenotando gli appuntamenti di interesse con controllo delle disponibilità e gestione automatica delle capienze.

Academy dentro lo stesso flusso

Anche gli appuntamenti formativi del programma Academy non sono stati gestiti come sistema separato, ma sono stati integrati nello stesso percorso di registrazione, prenotazione e rilevazione presenze usato per il resto del programma. Questo ha consentito di creare un solo ambiente per l’organizzatore e un solo percorso per il partecipante, più facile da gestire, più piacevole da vivere.

App evento

L’App ha accompagnato i partecipanti durante le tre giornate per consultare il programma, gestire la propria agenda, ricevere aggiornamenti e accedere all’area personale.

Perché ha funzionato

L’attribuzione di un’identità unica, completa e aggiornata ad ogni partecipante ha consentito non solo di riconoscere la sua presenza in ogni momento, ma di collegarla in maniera univoca, precisa e puntuale ad una serie di indicazioni che lui o lei aveva fornito già in fase di iscrizione e che hanno caratterizzato la sua presenza in fiera.

 

2. Una rilevazione degli accessi più granulare e più flessibile

Il cuore operativo del progetto è stata la rilevazione capillare degli accessi, che è stato reso allo stesso tempo più granulare: si è passati dalla “semplice” registrazione della presenza/assenza in venue alla registrazione della presenza in sala e sul piano.

Questo peraltro è avvenuto rendendo tutto il processo anche più flessibile e agile: lo staff, dotato semplicemente di smartphone con l’app SharEvent installata, ha presidiato gli ingressi delle sale e i piani della struttura, senza necessità di totem, lettori dedicati o hardware specifico. Le postazioni di lettura potevano così essere spostate, aggiunte o ridotte seguendo l’andamento reale dei flussi, per garantire allo stesso tempo economicità ed efficacia

Perché è stato importante

La rilevazione di ingresso alle sale ha consentito di associare ogni partecipante al singolo appuntamento e ha quindi consentito di attivare i passaggi successivi (questionario e attestato)

La rilevazione dei passaggi ai piani ha consentito gestire i conteggi totali delle varie presenze ai piani e alimentare le statistiche di affluenza ai diversi spazi del Forum.

La doppia lettura in ingresso e in uscita

Tra gli elementi tecnici aggiunti in questa edizione del Forum, ha avuto un impatto decisivo l’inserimento della doppia lettura: per essere considerato presente a un appuntamento, il partecipante doveva essere registrato sia in entrata sia in uscita dalla sala.

Perché è stato importante

La doppia lettura ha permesso di distinguere la partecipazione effettiva dal semplice passaggio e di calcolare la permanenza reale in sala, restituendo un dato di presenza solido e verificabile — condizione indispensabile per poterci costruire sopra il riconoscimento formale, dimostrabile e misurabile, precondizione all’attribuzione degli attestati.

 

3. Una catena automatica dai questionari agli attestati

Per una parte significativa degli appuntamenti in programma, la presenza validata di cui sopra ha attivato automaticamente un passaggio successivo: la distribuzione di un questionario collegato alla specifica sessione.

I contenuti dei questionari sono stati definiti dai soggetti promotori dei singoli workshop, mentre SharEvent ha fornito l’infrastruttura: associazione questionario–appuntamento, abilitazione riservata ai soli partecipanti risultati presenti, raccolta ed elaborazione delle risposte.

Perché ha funzionato

La possibilità di distribuire i questionari a tutte le persone che avessero titolo di compilarli perché effettivamente avevano seguito l’appuntamento ha consentito di:

– aumentare l’efficienza nella distribuzione dei contenuti e nella raccolta
– evitare dispersione
– aumentare i tassi di risposta

L’attestato generato in automatico

Al completamento del questionario, la piattaforma ha generato istantaneamente un attestato di partecipazione in PDF, costruito su template personalizzato e valorizzato con il nome del partecipante e il titolo della sessione.

L’attestato è stato reso immediatamente disponibile al destinatario con due modalità: 

• nell’app evento, all’interno dell’area personale;
• nell’area riservata del sito dell’evento.

Nessun invio manuale, nessuna elaborazione post-evento, nessuna richiesta da gestire a manifestazione conclusa, quindi. Ogni partecipante, peraltro, ha potuto raccogliere più attestati distinti, uno per ciascuna sessione seguita e certificata, costruendo di fatto un percorso formativo personale documentato.

Perché è rilevante

Su una manifestazione con questi volumi, la generazione manuale di attestati sarebbe stata semplicemente impraticabile: avrebbe imposto di incrociare a mano liste di presenza e risposte ai questionari per migliaia di combinazioni partecipante–sessione. L’automazione ha eliminato integralmente questa attività, spostando il carico di lavoro dal dopo evento alla configurazione iniziale.

 

4. Monitoraggio e controllo operativo più puntuali

La rilevazione diffusa ha prodotto, come effetto collaterale prezioso, una base dati continuamente aggiornata sull’andamento della manifestazione.

Gli organizzatori hanno potuto osservare in tempo reale:

• l’affluenza sui singoli appuntamenti;
• i flussi tra i piani e le aree della struttura;
• il rapporto tra prenotazioni e presenze effettive;
• l’avanzamento di questionari e attestati.

Questo ha costruito un livello di visibilità che, su un evento distribuito su più livelli e decine di sale in parallelo, si è tradotto nella possibilità di prendere decisioni operative più rapide: rinforzare un presidio, riequilibrare lo staff, anticipare una criticità prima che diventi una coda.

 

Conclusioni

1. Cosa abbiamo fatto in più e in meglio del passato

Presenze certificate, non stimate 
La doppia lettura in ingresso e in uscita ha prodotto un dato di partecipazione verificabile, non una stima basata sulle prenotazioni.

Zero lavorazione manuale sugli attestati 
Questionari e attestati sono stati abilitati, generati e distribuiti automaticamente, azzerando le attività di back office post-evento.

Riconoscimento immediato per il partecipante 
L’attestato disponibile in app e in area personale subito dopo la compilazione ha eliminato l’attesa e le richieste di sollecito.

Infrastruttura leggera, presidio flessibile 
Il controllo accessi affidato all’app su smartphone ha permesso di coprire capillarmente sale e piani senza hardware dedicato, adattando i presidi ai flussi reali.

Un solo ambiente per l’organizzatore 
Registrazioni, prenotazioni, Academy, presenze, questionari e attestati sono stati gestiti all’interno della stessa piattaforma, senza sistemi paralleli da riconciliare.ù

 

2. Trasformare il dato in valore

Con il progetto FORUM PA 2026 abbiamo dimostrato ancora una volta una cosa di cui siamo profondamente convinti: trasformare il controllo accessi da strumento difensivo  — verificare chi può entrare — a infrastruttura informativa su cui costruire servizi fa crescere l’evento e il suo futuro, aumenta soddisfazione e potenzia la gestione. Poter misurare la partecipazione, somministrare in maniera mirata i questionari, rilasciare automaticamente gli attestati sono tutti passaggi di un percorso che, grazie ad un uso diverso di un dato di partenza, sono diventati più efficaci ed efficienti. 

Un passo avanti particolarmente rilevante per il mondo della Pubblica Amministrazione, dove la partecipazione a percorsi formativi ha spesso bisogno di essere documentata in modo tracciabile e affidabile. Con SharEvent, FPA ha potuto gestire questa complessità su scala nazionale mantenendo l’esperienza dei partecipanti semplice: un QR code, una lettura all’ingresso, una all’uscita, e l’attestato disponibile in app.