Mentre continuano ad alzarsi le asticelle della qualità e dei requisiti che congressi, incentive, meeting e fiere devono avere, raramente vengono fornite risorse illimitate ai loro organizzatori riguardo a strumenti, persone o budget. Questo fa sì che gli operatori del settore debbano essere sempre più bravi ad ottimizzare le risorse per tenere tutto in equilibrio e individuare gli strumenti più utili per ottenere il massimo dell’efficienza e del risultato. Tra questi, a nostro parere, sta assumendo un rilievo sempre più grande uno strumento a torto spesso considerato solo un gadget: l’App per eventi.
Ma perché e come? Secondo noi per almeno 3 buone ragioni.
1. Gestione fluida ed efficiente dell’evento
Per prima cosa le App per eventi sono uno strumento pratico ed efficiente per chi gli eventi li organizza. Con la loro capacità di semplificare i processi e la portabilità che le rende sempre accessibili anche in mobilità, le App possono infatti rivelarsi davvero una risorsa strategica per rendere più fluida, veloce e sicura la gestione di tante attività: dalla gestione dei check-in e delle presenze (particolarmente importanti quando si fanno eventi che prevedono la certificazione della frequenza) alla possibilità di avere sempre sotto controllo i dati di performance più importanti per l’evento. Dalla possibilità di inviare notifiche in real time per garantire che tutti siano sempre informati sugli aggiornamenti e cambiamenti del programma, alla creazione di uno strumento di marketing e promozione totalmente personalizzabile nelle funzioni e nell’estetica e quindi unicoe distintivo.
2. Il valore delle agende per governare la complessità
Gli eventi diventano sempre più ricchi e articolati – perché è quello che richiede il mercato, richiedono gli investitori e si attendono i partecipanti – e questo rende sempre più importante dotare tutti i diversi stakeholder (partecipanti, espositori, sponsor e finanziatori) di strumenti per gestire in maniera veloce e pratica questa complessità. È infatti fondamentale che le persone possano godere appieno di tutta questa offerta, trovando nella ricchezza esattamente quello che stanno cercando senza perdersi, distrarsi o fare troppa fatica. Le App possono essere una risorsa importante perché una delle loro caratteristiche distintive – stiamo parlando ovviamente di App progettate e costruire appositamente per il mondo degli eventi – è quella di poter costruire agende e percorsi individuali sulla base i gusti, preferenze e interessi di ogni singola persona, che di fatto andrà a costruirsi il suo evento personale e “su misura”. Questo porta a raggiungere due risultati insieme: da una parte le persone sono più soddisfatte e partecipano in maniera più attiva perché sono protagoniste delle proprie scelte e possono gestirle in maniera chiara, veloce e pratica, dall’altra consente all’organizzazione degli eventi di acquisire molti dati sui gusti, sugli interessi e sulle preferenze dei propri pubblici, sulla base dei quali può andare a costruire eventi sempre più profilati e di qualità.
3. La gestione e prenotazione degli appuntamenti
Ultimo, ma non certo per importanza, è il tema della gestione degli appuntamenti e la loro prenotazione. Senza richiamare quello che tutti voi sapete bene – ovvero il fatto che le persone e le aziende partecipano agli eventi anche, se non soprattutto, per arricchire la propria rete di relazioni e contatti di conoscenze di valore – il vantaggio di dotare tutti i partecipanti ad un evento di uno strumento che permette di fissare, modificare e gestire un’agenda di appuntamenti e incontri in maniera chiara, veloce e precisa è sicuramente più che evidente. Aumenta il tasso di coinvolgimento, di partecipazione e di soddisfazione, riduce i tempi morti e ottimizza le performance, che si traducono immediatamente in gadagni materiali o immateriali di varia natura.
E queste sono solo tre delle cose che una buona App per Eventi può fare per migliorare gestione e performance di un evento MICE. La personalizzazione di questi strumenti, infatti, in molti casi permette di di andare anche molto più in profondità rispetto ad esigenze specifiche di ogni evento, fino a creare prodotti assolutamente sartoriali e su misura.
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