“A che punto siamo?” è la domanda più frequente durante la settimana che precede un evento e finalmente c’è un posto dove trova risposta.
C’è un paradosso che chiunque organizzi eventi riconoscerà al volo. Si passano settimane a costruire agende impeccabili per centinaia di persone, programmi con sessioni parallele, sistemi di prenotazione al minuto, badge che si stampano in pochi secondi. Nel frattempo il lavoro del team vive su un gruppo WhatsApp, quattro catene di mail e un foglio excel condiviso che qualcuno aggiorna quando ha il tempo per farlo.
Non è disorganizzazione, e non è nemmeno una colpa. È semplicemente che gli strumenti per coordinare il lavoro interno dell’organizzazione sono sempre stati da un’altra parte rispetto all’evento che nel frattempo si doveva portare avanti. Succede a tutti e succede soprattutto a chi lavora bene, perché chi lavora bene è occupato.
Il conto, però, poi arriva sempre, e sempre al momento critico: la riunione di allineamento in cui si dovrebbero tappare gli ultimi “buchi” o mettere gli ultimi “fiocchetti” all’evento incombente e in cui metà del tempo se ne va invece nel ricostruire a che punto sono le cose perché di molte si è perso il bandolo della matassa, insiema alla persona o alle persone incaricate di presidiarle (non per cattiva volontà, ma perché nel frattempo sono state ingaggiate in altre mille attività). Chi doveva programmare la campagna di reminder ai relatori? Le grafiche nuove sono state caricate? Il sondaggio di fine sessione è pronto o lo scriviamo stanotte? Domande semplici, con le risposte sparse su un numero indefinito di teste diverse.
Di strumenti per gestire attività ce ne sono decine e non è in discussione la loro qualità. Il problema è che la maggior parte di loro risiede fuori dall’ambiente in cui si opera ogni giorno, ovvero quello dell’evento, dove questo viene pensato, organizzato e gestito.
Perché una to-do list generica non basta
In una situazione di questo genere, ogni compito rischia di ritrovarsi collocato in una sorta di “vuoto” che ne rende difficile il collegamento alle altre parti dell’evento e spesso anche il senso, con la conseguenza che mentre i cambiamenti diventano più veloci, lui resta indietro, perso di vista.
In un evento, anche la più semplice delle mail, raramente è una comunicazione stand alone. Più spesso è legata ad un’esigenza di informazione, relazione o motivazione che non sta nel vuoto ma sta, per l’appunto, nell’ambiente dell’evento. Un esempio? “Hai mandato la mail ai relatori?” nel 99% dei casi significa “Hai mandato la mail ai relatori per avvertirli che la sessione delle 14 di giovedì è stata spostata dalla sala blu alla sala rossa?”. Una bella differenza, tra la cosa da fare (“manda la mail”) e la cosa a cui si riferisce (dobbiamo avvertire tutti gli interessati che l’evento ha subito un cambiamento che può impattare sulle loro attività e su tutti coloro che intendono seguirle) . Quando quel legame si spezza, il coordinamento diventa un lavoro a sé, che però raramente qualcuno ha tempo di fare.
Come si risolve questo problema, quindi? Una soluzione può essere quella di attribuire un ruolo specifico ad una figura che funga da collante tra tutti i membri dello staff ed abbia il compito specifico, puntuale e costante di “riempire i buchi” della comunicazione, per far sì che nessun “vuoto” possa produrre errori o inefficienze. Una sorta di “capro espiatorio” che tenga le fila di tutto, di tutti e indefessamente sia votato (o votata) alla gestione dei flussi di comunicazione. Più pratico, invece, e forse anche più efficace, dotarsi di uno strumento che faccia tutto questo integrando la funzione direttamente nel lavoro dei singoli professionisti, senza appesantirlo ma anzi rendendolo più fluido. Una magia? Noi lo abbiamo chiamato Tasks.
Cosa trovi nella nuova area Tasks
Con Tasks abbiamo fatto una cosa semplice ma pratica, molto pratica. Abbiamo messo il coordinamento operativo dentro SharEvent, accanto ai dati dell’evento. Così, basta creare un task e assegnarlo a uno o più membri del team, con uno stato, una priorità e una data di scadenza. Poi si può seguirne l’avanzamento su una board dedicata. Ogni task può contenere una descrizione, una checklist, gli allegati, i commenti e lo storico delle attività, così chi lo apre sa già tutto quello che serve senza doverlo chiedere a nessuno.
E soprattutto, non c’è bisogno di andare a controllare: le notifiche arrivano da sole. Quando un’attività viene assegnata, chi deve occuparsene lo sa subito. Quando qualcuno ne cambia lo stato, chi la sta seguendo lo sa altrettanto in fretta. È un dettaglio piccolo, ma che cambia la sostanza, perché toglie di mezzo la parte più faticosa del coordinamento: chiedere in giro a che punto sono le cose.
Tre attività da assegnare già da domani
Nessuno deve più chiedere e nemmeno cercare: non è un caso che ogni task nasce accanto a ciò a cui si riferisce, e chi ne riceve l’assegnazione non deve andare a guardare altrove per capire di cosa si parla. Qualche esempio da cui puoi partire subito per mettere Task alla prova? Eccolo, a partire da tre attività in cui precisione, puntualità e tempismo impattano particolarmente sul risultato:
- la programmazione delle campagne email (inviti, reminder, comunicazioni dell’ultimo minuto): chi le prepara, chi le rilegge prima dell’invio, quando devono partire. Sono le attività in cui un giorno di ritardo si vede subito nei numeri.
- l‘aggiornamento delle grafiche. Il logo dello sponsor arrivato tardi, la copertina dell’app, le immagini delle sessioni, il banner da cambiare dopo l’annuncio del keynote. Attività piccole, che diventano un problema solo quando si perdono per strada.
- – la preparazione dei sondaggi. Le domande da scrivere, chi le approva, quando pubblicarli. Un sondaggio arriva sempre a ridosso di qualcosa, e “ce ne siamo dimenticati” è una risposta che costa un’intera raccolta di feedback.
Tasks nel tempo: la memoria diventa davvero patrimonio dell’organizzazione
Quando si parla di esperienza nell’organizzazione degli eventi si parla di una conoscenza di tempi, attività, procedure, cose da fare e di come farle che le persone costruiscono attraverso la loro attività quotidiana e che diventa piano piano patrimonio condiviso, ma solo tra coloro che partecipano alle attività. Questo rende le persone preziosissime all’interno di un’organizzazione (non a caso si parla spesso di patrimonio e di “memoria storica” quando ci si riferisce ad alcune di loro) ma fa sì che la conoscenza diventi anche molto fragile. Non è infatti raro che molta di essa se ne vada con le persone quando queste lasciano l’organizzazione, perdendosi, oppure che il training dei “nuovi” richieda lunghi tempi di onboarding e affiancamento, costosi e faticosi perché si sommano, spesso, all’attività lavorativa routinaria. Con Tasks abbiamo voluto affrontare anche questo problema, cercando di portare molta (anche se non tutta) questa conoscenza già dentro lo strumento per renderla stabile, condivisibile, potenzialmente universale dal giorno uno. Un patrimonio di pratiche, conoscenze e dati che può diventare anche la base di procedure e modalità operative tra un evento e l’altro. Analizzando come si sono fatte le cose nel passato, infatti, si può allo stesso tempo trovare come rifarlo nel futuro o come, viceversa, migliorare per rendere tutto più fluido ed efficace. È lo stesso principio che vale per i dati dei partecipanti, applicato al lavoro del team.
Se stai già usando SharEvent, trovi Tasks nel pannello del tuo evento.
Se vuoi vederla all’opera prima, chiedici una demo.